Torsö Bygdegårds- och Idrottsförening
En digital resa mot enklare vardag
Torsö Bygdegårds- och Idrottsförening förvaltar en av Västergötlands mest mångsidiga och natursköna anläggningar – belägen vid Fågelöviken, med bygdegård, camping, stugor, fotbollsplan, gym, motionsspår och tennisbana. En plats där både lokalbor och besökare möts, tränar, firar och skapar minnen.
En av de många utmaningar som många ideella föreningar känner igen är att
administrationen av sin hemsida är krånglig och tar mycket tid. Det innebär i många fall att hemsidan inte uppdateras alls. Eller att den har sett lika dan ut i många år.
I styrelsen kände man att det var något som behövde förändras. De ville ha en modern digital plattform som kunde bära föreningen in i framtiden, det var då samarbetet med LantEvent tog fart.
En hemsida som jobbar med föreningen
Den gamla webbplatsen hade vuxit fram under många år och varje uppdatering krävde både tålamod och teknisk kunskap. Med övergången till ett modernt Gutenberg‑gränssnitt fick föreningen plötsligt ett verktyg som var både flexibelt, roligt och lätt att arbeta i. Sidor kan nu byggas med block, bilder och tydliga sektioner utan krångel eller specialkunskap.
Det har blivit enklare att berätta om anläggningen, visa upp lokalerna och samla all praktisk information på ett sätt som känns både välkomnande och professionellt. För första gången på länge kändes hemsidan som en tillgång, inte en börda.
Bokningar som sköter sig själva
Men den största förändringen kom när bokningssystemet integrerades. Tidigare var det många mejl, telefonsamtal och manuella kalendrar som styrde uthyrningen. Nu kan gäster själva se lediga tider, boka direkt online och få all relevant information, det mesta sker dessutom helt automatiskt.
Det innebär att föreningen inte längre behöver ha en särskild utsedd person för att ta emot bokningarna. LantEvent har hela tiden funnits till hands när vi behövt extra support i samband med uppstarten. För styrelsen har det inneburit en enorm lättnad. Administrationen har krympt och tiden kan nu istället läggas på utveckling, aktiviteter och samarbeten.
En förening som står stadigt inför framtiden
Med sin nya digitala plattform har Torsö Bygdegårds- och Idrottsförening fått mer än bara en hemsida och ett bokningssystem. De har fått en hållbar struktur som gör det lättare att vara ideell, lättare att vara gäst och lättare att fortsätta utveckla en av Torsös viktigaste mötesplatser.
Det är en berättelse om hur modern teknik kan stärka lokalt engagemang och hur en förening kan ta hjälp av modern teknik utan att tappa sin själ.
Vi vill hänga med i samhällsutvecklingen
Även Sveriges bygdegårdar bör hänga med i samhällsutvecklingen. Den löpande driften kan digitaliseras och effektiviseras. Tillgången på ideellt arbetande personer är inte lika stor idag som för bara 10 år sedan.
Genom att investera i ett bokningssystem som är speciellt anpassat efter bygdegårdens behov så har Järlåsa bygdegårdsförening digitaliserat, moderniserat och effektiviserat den löpande driften av bygdegården.
Det nya sättet att arbeta
Det nya sättet att arbeta på medför att vi inte längre behöver ha någon särskilt utpekad person som ”uthyrare”. Våra gäster kan istället själva boka våra lokaler direkt via Internet, oavsett tid på dygnet. De kan se tillgänglighet, priser och får automatiskt betalningsinformation och instruktioner om tillträde via e-post vid bokning. På vår hemsida har vi samlat information om de vanligaste frågorna som brukar förekomma i samband med uthyrning.
Vi har också investerat i elektroniska dörrlås för att slippa hantering av nycklar samt en enklare kundtjänst där våra gäster och besökare som behöver extra hjälp med sin bokning kan få hjälp av LantEvent, antingen via e-post eller via telefon.
Det ideella arbetet kan nu istället koncentreras på utveckling av verksamheten, samarbete med det lokala föreningslivet och med bygdens småföretagare säger Lars-Åke Lönn som är styrelseordförande Järlåsa bygdegårdsförening.